Szenario
Gebäudereinigung
ca. 35 Mitarbeiter – Einsatzplanung über Excel und WhatsApp, Doppelbelegungen, hoher Abstimmungsaufwand.
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Ausgangslage, Lösung und Effekt
Konkrete Schritte und mögliche Verbesserungen für Ihr Unternehmen
Ausgangssituation
- Einsatzpläne werden in Excel geführt. Änderungen (Krankheit, Urlaub, neue Objekte) werden per WhatsApp oder Telefon kommuniziert.
- Doppelbelegungen entstehen, wenn sich die Änderungen nicht rechtzeitig in der zentralen Planung niederschlagen.
- Kundenanfragen zu Reinigungszeiten oder Sonderwünschen erfordern manuelle Rückfragen bei den Teams. Die Antwort dauert.
Lösung
- Digitale Einsatzplanung mit zentralem Kalender: Objekte, Teams und Zeiten werden an einem Ort gepflegt. Änderungen sind sofort sichtbar.
- Benachrichtigungen bei Änderungen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Konflikte (z.B. doppelte Belegung) werden automatisch erkannt.
- Übersicht pro Objekt und pro Mitarbeiter. Bei Kundenanfragen lässt sich schnell prüfen, wer wann vor Ort ist.
Möglicher Effekt
- Weniger Abstimmungsaufwand per Telefon und Nachrichten.
- Reduzierung von Doppelbelegungen und Planungsfehlern.
- Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen und Änderungswünsche.
Beispielrechnung
Abstimmungsaufwand pro Woche
Typisch: viele Einzelabsprachen, Nachrichten, Korrekturenca. 8–12 Std./Woche
Mit zentraler Planung und klaren Prozessenca. 3–5 Std./Woche
Ersparnisca. 5–7 Std./Woche (Planung/Disposition)
Die Zahlen basieren auf typischen Prozessen in Reinigungsbetrieben dieser Größe.
Passt eine dieser Situationen zu Ihrem Unternehmen? Wir analysieren Ihre Prozesse und erarbeiten einen konkreten Vorschlag.
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